Traduction de l'article Digital Transformation Journey: a CTO’s Guide to Modernizing Legacy Systems (Infopulse)

La transformation numérique est passée du statut de sujet à la marge à celui de préoccupation majeure pour les entreprises. Au cours des cinq dernières années, 8 entreprises sur 10 ont déjà progressé dans la mise en œuvre de ces initiatives. Cependant, seuls 30% ont réussi à exécuter les transformations jusqu'à présent.

Quels sont les freins à l'exécution ? Dans la plupart des cas, les personnes, les processus et les systèmes legacy (hérités) figurent parmi les principaux goulots d'étranglement. Selon Logicalis, 4 DSI sur 10 nomment la « technologie héritée complexe » comme le principal obstacle aux transformations numériques. Le manque d'adhésion des employés et la résistance culturelle figurent également parmi les problèmes fréquemment cités.

En effet, lorsque vous soulevez le capot et jetez un coup d'œil dans une entreprise moderne, vous voyez un écosystème complexe et entremélé de personnes, de systèmes, d'infrastructures, d'applications et de processus fonctionnant 24h/24. L'évaluation, la compréhension et le découplage de ces éléments seront la première étape qu'un CTO en charge des transformations numériques devra franchir.

L'évolution du rôle de CTO dans le processus de transformation numérique

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Au sein d'un certain nombre d'organisations, les CTO ne sont plus seulement des « responsables technologiques ». Leur rôle a évolué pour devenir des chefs de la transformation avec une multitude de nouvelles responsabilités au-delà des prérogatives habituelles.

Les CTO sont désormais responsables de :

• Identifier les nouvelles technologies émergentes et comment elles vont impacter les processus IT internes et la fourniture de services à l'extérieur.
• Identifier les défis et les opportunités associées pour l'entreprise (orientation interne partagée avec le DSI et perspectives de marché plus larges, alignées sur les objectifs commerciaux de l'entreprise).
• Analyser et formuler de nouveaux cas d'utilisation pour la modernisation (orientations internes et externes).
• Superviser leur bonne exécution et l'adoption des nouvelles technologies par tout le personnel.

Comme le mentionne McKinsey : « Le CTO est un orchestrateur de haut niveau d'un processus complexe qui implique un grand nombre d'initiatives discrètes. La responsabilité de prendre les décisions quotidiennes et de mettre en œuvre ces initiatives incombe aux supérieurs des services, mais le travail du CTO est de s'assurer que le travail est fait. »

Ce n'est évidemment pas une tâche facile, surtout lorsque l'initiative dont il est question est la modernisation des systèmes legacy.

Modernisation du système legacy : les 5 défis majeurs auxquels sont confrontés les CTO

1. Lacune en matière de compétences et gestion du changement organisationnel en découlant

Démêler les systèmes hérités vieux de dix ans et comprendre leur logique métier nécessitera probablement des professionnels ayant des compétences de niche. Le manque ou la perte de documentation logicielle ajoute une complexité supplémentaire au problème.

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D'un autre côté, le processus de transformation numérique nécessitera l'embauche de personnes ayant une expertise dans les nouvelles technologies. Ainsi, pendant la période de transition, vous pouvez vous retrouver à travailler constamment sur le côté humain de la gestion du changement - créer et remplir de nouveaux rôles, établir de nouveaux programmes de recyclage et de formation, et éduquer en permanence vos équipes sur les changements à venir.

L'efficacité de vos efforts soutiendra le succès de nouveaux changements technologiques.

2. Résistance culturelle et faible maturité numérique

L'adoption par l'entreprise et une exécution technique harmonieuse peuvent initialement sembler être les plus grands défis sur le chemin de la transformation numérique. Cependant, seulement 7,5% des cadres considèrent la « technologie » comme un obstacle selon l'enquête de NewVantage Partners :

• 92,5% des personnes interrogées considèrent les «personnes et les processus» comme un obstacle majeur à une exécution réussie.
• 40,3% déclarent que le manque d'alignement organisationnel ralentit l'adoption de nouvelles technologies.
• 24% citent la résistance culturelle comme le principal facteur contribuant à une lente modernisation.

Dans la plupart des cas, la faible implication des parties prenantes et des utilisateurs finaux résulte de faiblesses dans la culture numérique. En effet, la même enquête indique que le nombre d'entreprises s'identifiant comme axées sur les données est passé de 37,1% en 2017 à 31% en 2019. Cette baisse signifie que de nombreuses entreprises privilégient la technologie, pas les personnes, et oublient que les nouvelles technologies ne peuvent être transformatrices qu'entre de bonnes mains.

Par conséquent, tout programme de modernisation devrait également inclure l'élément «transformation humaine». En tant que CTO, vous devrez travailler en étroite collaboration avec le COO et les cadres RH pour déterminer l'étendue des compétences numériques requises et les besoins en personnel.

3. Coûts de modernisation et retours longs

Il est extrêmement difficile d'estimer les coûts de modernisation d'une application legacy, car ils s'accompagnent souvent de charges liées à des dépendances inconnues, d'un calendrier difficile à estimer et de chiffres de retour sur investissement encore plus insaisissables.

Pour vous donner un taux approximatif, Gartner estime que d'ici la fin de 2020, les entreprises devront faire correspondre chaque dollar investi dans les transformations numériques à au moins 3 $ dépensés pour moderniser leur portefeuille d'applications legacy.

L'étude de Deloitte sur les assureurs L&A, qui ont récemment achevé des initiatives de transformation des systèmes de base, ont révélé que 46% des entreprises commencent à voir des retours à partir de 4 ans plus tard, comme le suggère l'infographie ci-dessous :

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Pourtant, ce sont les CTO qui doivent justifier la modernisation du legacy. Lorsque les estimations sont difficiles à faire, votre meilleur pari est de faire appel aux coûts actuels d'exploitation et de maintenance de l'infrastructure informatique legacy. En moyenne, les grandes entreprises dépensent jusqu'à 80% de leur budget pour maintenir à flot les anciens systèmes, quoique inefficaces. Ainsi, vous devrez probablement convaincre les parties prenantes que l'échec de la modernisation de ces systèmes obsolètes a un double coût:

• Maintenance gonflée et frais généraux de maintenance des systèmes.
• Opportunités de croissance et revenus perdus car la plupart d'entre eux n'ont pas de budget informatique pour l'innovation.

4. Concilier sécurité et modernisation

Les systèmes Legacy qui approchent de la date de fin du support ou simplement ceux qui ont déjà connu leurs meilleurs jours constituent une énorme vulnérabilité de sécurité. D'un autre côté, les moderniser et les migrer vers le cloud (ou une configuration hybride) augmente l'hétérogénéité et augmente la portée du périmètre de défense requis.

De nouvelles approches de la cybersécurité sont indispensables pour des transformations numériques réussies et durables.

5. Coexistence de systèmes existants et nouveaux

Une étape courante dans tout parcours de transformation d'entreprise consiste à orchestrer la migration finale et à minimiser les interruptions et les temps d'arrêt probables. Les entreprises peuvent ne pas être en mesure d'exécuter la migration des données d'un seul coup rapide ou de soulever et déplacer de nouvelles applications en quelques heures. Par conséquent, la période de transition finit souvent par être stressante car les CTO doivent assurer une couverture commerciale complète tout en traitant de nombreux problèmes secondaires, par exemple:

• Assurer une fonctionnalité de chevauchement entièrement utilisable.
• Gérer la duplication des données et éviter la perte de données.
• Introduire de nouveaux systèmes par phases et migrer les utilisateurs par lots.
• Mettre en place des solutions informatiques intermédiaires pour faire le pont entre les anciens systèmes et les nouveaux systèmes, etc.

Tout ce qui précède nécessitera de solides stratégies de modernisation des systèmes hérités, ainsi qu'une planification méticuleuse.

Six conseils de modernisation du système legacy pour un CTO

Il n'y a pas d'approche unique pour la modernisation des anciens systèmes. Pour choisir la plus optimale, vous devrez déterminer si vos problèmes actuels sont causés par la technologie, l'architecture ou la fonctionnalité de l'application, et évaluer comment les nouvelles technologies peuvent résoudre ces problèmes. Pour ce faire, nous proposons les six meilleures pratiques suivantes qui fonctionnent efficacement dans tous les secteurs.

1. Formaliser les besoins et fixer les priorités de modernisation

D'une part, l'échec de la modernisation en temps opportun peut saboter la croissance de votre entreprise. De l'autre, il n'est pas sage de se précipiter avec la décision de retirer tous les logiciels legacy et de se lancer dans une nouvelle solution informatique. Après tout, le chemin vers la transformation numérique est difficile à évaluer en termes de retours, de coûts et d'avantages potentiels. En conséquence, la modernisation en avance sur la courbe peut ne pas vous apporter le résultat que vous attendiez, ou pire - conduire à l'échec.

Il est donc important de suivre la décision et de commencer par une évaluation des besoins. Discutez avec différents groupes d'utilisateurs et parties prenantes pour capturer des informations sur les éléments suivants:

• Valeur commerciale principale que le système legacy fournit;
• Logiques et interactions commerciales clés;
• Problèmes communs et inefficacités au sein du système actuel;
• Fonctionnalités souhaitées que la nouvelle pile informatique peut fournir;
• Les parties les plus utilisées et sous-utilisées du système;
• Limitations et problèmes courants.

Votre prochaine étape consiste à comparer les lacunes et les problèmes identifiés avec votre ancien logiciel par rapport aux coûts et à la complexité de la migration vers une nouvelle solution. Plus précisément, vous souhaitez déterminer si:

• Vous avez pleinement optimisé les opportunités de réduction des coûts de vos systèmes existants: portefeuille d'applications / logiciels rationalisé, prix / licences optimisés et négociés, remplacement de produits coûteux par des alternatives moins chères, etc.
• Vous disposez d'une infrastructure suffisante pour prendre en charge la modernisation en termes de compétences, de robustesse opérationnelle et de logiciels / matériel.
• Le coût de l'adoption d'une nouvelle solution apporte en effet une efficacité accrue, des risques moindres et des économies de coûts importantes.

Cela vous aidera à déterminer s'il est judicieux d'abandonner votre plate-forme principale dès maintenant, de commencer à moderniser uniquement certains éléments de vos systèmes ou d'ajouter de petites modifications localisées pour résoudre des problèmes spécifiques.

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2. Effectuer l'inventaire des actifs

La plupart des systèmes legacy ont été composés à la hâte pour répondre aux besoins ponctuels. En conséquence, ils existent dans un silo qui doit être compris et découvert. Ainsi, la réalisation d'un inventaire approfondi devrait être l'une des premières étapes de votre parcours de transformation numérique.

Une fois que vous avez officialisé vos besoins et identifié les principaux domaines à améliorer, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les intégrer sans gonfler davantage votre stack IT. Certaines des solutions élégantes et non invasives comprennent:

• Présentation des couches d'accès aux services et aux données en tant que middleware entre un système legacy et une nouvelle application.
• Encapsulation des données et fonctions clés dans l'application et transformation ultérieure en services via des API.
• Passer à une architecture microservices

Ne vous précipitez pas pour exécuter l'une ou l'autre des approches car celles-ci ont tendance à entraîner les risques et les coûts les plus élevés. Au lieu de cela, évaluez de manière holistique comment chacun d'eux affectera:

• Vous clients
• Vos équipes IT et DevOps
• Vos budgets estimés

Essayez d'estimer une chronologie pour chaque option et effectuez une analyse SWOT rapide pour mieux empiler chaque option les unes contre les autres.

3. La portabilité devrait être votre priorité absolue

Les applications monolithiques, issues du développement waterfall ont passé leur heure de gloire. Bien qu'il puisse être utile de garder certains de leurs éléments opérationnels, vous ne devez en aucun cas essayer de modéliser vos nouveaux systèmes à leur place.

Gardez un fort accent sur le découplage et commencez votre transition vers une infrastructure définie par logiciel qui permettra éventuellement une portabilité complète dans les environnements cloud, les outils de conteneur, les serveurs et les options de stockage. De cette façon, vous éliminerez définitivement les risques de blocage des fournisseurs et gagnerez énormément en agilité.

4. Migrez vers des plateformes de données modernes

Les données sont le carburant des transformations numériques. Cependant, les systèmes et bases de données legacy n'ont jamais été conçus pour prendre en charge le volume actuel de données ou les méthodes émergentes pour les opérationnaliser. L'adoption de nouvelles solutions d'analyse telles que la BI en libre-service, le big data et l'analyse prédictive, ou même des systèmes sophistiqués basés sur l'IA, nécessitent des plates-formes de données modernes.

De plus, avec l'adoption du cloud, les données deviennent trop disparates pour être gérées par des systèmes legacy rigides. Les logiciels legacy rendent souvent difficile (voire impossible) le codage manuel des pipelines de données ou la mise en œuvre efficace des intégrations. Ainsi, ils deviennent souvent un obstacle majeur aux initiatives basées sur les données de l'entreprise.

Un autre problème majeur est la vitesse. Le traitement des données en temps réel est devenu un « must » pour certains cas d'utilisation des technologies. Même un décalage de 5 secondes peut être critique. IDC estime que d'ici 2025, 10% de toutes les données deviendront hypercritiques - si ces données sont traitées avec le moindre retard, les conséquences peuvent être sinistres. Pensez aux soins de santé, aux véhicules autonomes ou à la logistique. L'architecture héritée n'a jamais été conçue pour faciliter des échanges de données aussi rapides.

Ainsi, la modernisation de l'architecture de données d'entreprise legacy devrait être un élément clé de votre initiative globale.

5. Faites des plans pour la croissance future

Ne répétez pas les erreurs faites avec les logiciels legacy et créez dès le début une documentation détaillée des logiciels. Plus précisément, créez une base de connaissances détaillée contenant des informations sur le nouveau système:

• Exigences
• Architecture
• Code source
• Entretien
• Assurance qualité
• Support et formation.

Le processus de modernisation s'étalant sur plusieurs années et se déroulant en plusieurs phases, créez un ensemble d'indicateurs clés de performance qui vous aideront à évaluer les premiers succès et à faire des estimations plus précises concernant les prochaines étapes. Les rapports de base doivent inclure des informations sur l'état hebdomadaire des applications, les principaux problèmes hebdomadaires, les états de déploiement, etc.

Enfin, il vaut toujours la peine d'avoir une stratégie de basculement claire à portée de main au cas où un aspect de la modernisation se détraquerait. Même si vous progressez régulièrement et efficacement, assurez-vous que votre équipe sait comment exécuter le plan B.

Conclusion

Une modernisation efficace du legacy est une combinaison d'une planification minutieuse, des bonnes personnes et de la bonne pile de technologies informatiques qui, collectivement, peuvent transformer votre organisation. En tant que CTO, votre objectif principal est de trouver le bon équilibre entre ces éléments. Commencez par une évaluation minutieuse de votre inventaire actuel pour formaliser les besoins les plus urgents et définir les priorités. Envisagez d'abord les approches non invasives, car elles peuvent apporter un retour sur investissement plus mesurable sur une période plus courte et aider à obtenir l'adhésion des parties prenantes pour des transformations plus complexes.